AVG/Privacy verklaring
Datum opgesteld: 19 januari 2023
Datum laatst gewijzigd: 28 mei 2023
Artikel 1: Organisatie (Wie zijn wij?)
Naam: Stichting Avondvierdaagse Beverwijk-Heemskerk
Mail: info@avondvierdaagsebeverwijk-heemskerk.nl
KvK: 89420934
IBAN: NL72 ABNA 0120 6830 75
Artikel 2: Van wie verwerken wij gegevens?
Wij maken bij de verwerking van de persoonsgegevens onderscheid tussen de volgende categorieën:
- Deelnemer(s) aan de avondvierdaagse en/of private personen;
- Zakelijke relaties (o.a. scholen, leveranciers, pers/media, sponsoren en andere zakelijke betrekkingen);
- Vrijwilligers c.q. medewerkers van de Stichting.
Artikel 3: Grondslag (reden van de werking van uw persoonsgegevens)
Algemeen
– Administratieve doeleinde;
– Communicatie over een opdracht en/of uitnodigingen;
– Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht;
– Communicatie mbt het evenement avondvierdaagse.
Medewerkers
– Een beroep doen op uw vrijwillige inzet;
– Uitvoering geven aan de vrijwillige werkzaamheden;
– Contact onderhouden met vrijwillige medewerkers.
– Wij versturen geen nieuwsbrieven, reclame- en/of marketingberichten, wel versturen wij uitnodigingen, belangrijke informatie en persberichten.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- U geeft ons toestemming uw gegevens te verwerken (bijv. via u inschrijving);
- Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om een overeenkomst uit te voeren;
- U op de hoogte houden eventuele last minute wijzigingen (bijv. ingeval van afgelasting);
- Uw inzet als vrijwillige medewerker mogelijk te maken.
Artikel 4: Welke gegevens verwerken wij?
- Voornaam
- Tussenvoegsel
- Achternaam
- (Zakelijk) Telefoonnummer
- (Zakelijk) e-mailadres
- Betaalgegevens
Artikel 5: Hoelang bewaren wij uw gegevens? (Bewaartermijn)
– Administratie: Wij bewaren de financiële administratie gedurende de wettelijke termijn van 7 jaar.
– Deelnemers: Wij bewaren uw (overige) gegevens maximaal 2 jaar na uw laatste deelname of contact moment tenzij wettelijk of overeenkomstig anders bepaald.
– Zakelijk: Wij bewaren uw (overige) gegevens tot maximaal 2 jaar na uitvoering de laatste opdracht tenzij wettelijk of overeenkomstig anders bepaald.
– Medewerkers: Wij bewaren uw (overige) gegevens tot maximaal 2 jaar na het stoppen van uw betrekking met de Stichting tenzij wettelijk of overeenkomstig anders bepaald.
Artikel 6: Wie verwerkt uw gegevens
Algemeen
Uw gegevens worden verwerkt door het bestuur en/of de daartoe noodzakelijkerwijs aangewezen vrijwilliger c.q. medewerker van de Stichting. Uw gegevens zullen niet worden verstrekt aan derden.
Medewerkers die uw gegevens verwerken of inzien worden geïnformeerd mbt het belang van het beschermen van uw gegevens en zijn gehouden aan geheimhouding van uw gegevens.
Indien noodzakelijkerwijs een derde partij betrokken raakt bij de verwerking van uw gegevens zullen wij een verwerkingsovereenkomst aangaan met deze derde partij.
Medewerker
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Wij hebben contacten met derden inzake:
– Het aanvragen van vergunningen bij de desbetreffende gemeentes;
– Bestuursleden worden lid van de KWbN;
– (Evenementen)verkeersregelaars melden zichzelf aan bij SVNL en geven zelf toestemming hun gegevens te verwerken dat doet de Stichting niet.
Artikel 7: Verwerken wij uw persoonsgegevens buiten de EU?
Nee. Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend zoals aangegeven in artikel 6 en binnen de eigen organisatie.
Artikel 8: Verwerking gegevens van minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. U geeft die toestemming, bijvoorbeeld, als u uw kind inschrift voor deelname aan de avondvierdaagse.
Artikel 9: Rechten mbt uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens die wij van u hebben. U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen zich te legitimeren voordat wij gehoor geven aan uw verzoek. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. Behoudens wettelijke verplichtingen die op ons rusten, zoals de financiële administratie.
Artikel 10: Bent u wettelijk verplicht persoonsgegevens aan ons te geven
Nee u heeft geen wettelijke plicht u gegevens te verstrekken. Echter, wij verwerken uw gegevens om te controleren of u deelnemer bent aan de avondvierdaagse. Wilt u uw gegevens niet geven dan kunnen wij deze controle niet uitvoeren. Wij behoudens ons dan het recht voor om u niet te laten meelopen met de avondvierdaagse (u kunt dus geweigerd worden).
Artikel 11: Geautomatiseerde besluitvorming
Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.
Artikel 12: Krijgen wij uw gegevens van derden
Nee, wij ontvangen geen gegevens over u van een derde partij.
Artikel 13: Waar kunt u een vraag of een wilt u klacht indienen?
U kunt een eventuele vragen en/of klacht(en) indienen bij het bestuur, u daarvoor het emailadres van de secretaris gebruiken: secretaris@avondvierdaagsebeverwijk-heemskerk.nl
of u kunt een schriftelijke klacht sturen naar:
Stichting Avondvierdaagse Beverwijk-Heemskerk
t.a.v. het bestuur
mail: info@avondvierdaagsebeverwijk-heemskerk.nl